Adaptation pour la Belgique de mon ouvrage La
gestion intégrée des documents (GID) en formats papier et électroniques
par Florian Delabie.
La première partie de cet ouvrage décrit
l’environnement d’un système de gestion intégrée des documents d’activité en
format papier et technologiques. Les différents types d’organisations publiques
et privées et leurs caractéristiques y sont d’abord présentés. Puis, un module
entier est consacré aux ressources à gérer : les documents et les
dossiers, les supports et leurs formats ainsi que les contenants dans lesquels
ils sont conservés. Le module suivant dresse, à titre de référence, la liste
des principales normes, politiques, directives et bonnes pratiques
internationales, québécoises et canadiennes en matière de gestion documentaire.
Puis, une section est consacrée au cadre légal de la gestion de l’information
en Belgique. Enfin, cette première partie est complétée par un chapitre sur les
métiers de la GID : les types d’intervenants, la formation
institutionnelle et les principales associations professionnelles.
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Pour sa
part, la deuxième partie est consacrée à
l’énoncé du concept de GID. Un court chapitre fournit une définition de la GID
en tant que système en relation avec les processus d’affaires et les autres
systèmes d’une organisation. Un module est ensuite consacré aux composantes
d’un tel système : les documents normatifs, le schéma de classification,
les règles de gestion du cycle de vie des documents, les outils de vocabulaire
contrôlé ou libre, la solution logicielle pour l’automatisation des processus…
La troisième section de cette deuxième partie décrit ensuite les fonctions d’un
système de GID : d'abord, celles qui sont en amont et en périphérie de
celui-ci, puis celles relatives à la gestion des documents d’activité et à la
gestion des documents d’archives de conservation permanente. Enfin, un
quatrième chapitre porte sur les aspects techniques, sur les processus et sur
les aspects légaux du transfert et de la migration des supports d’information
par la numérisation des documents.
Quant à la troisième partie, elle porte sur la gestion d’un
projet de GID. Un premier module est consacré à la gestion d’un projet de mise
en place d’un nouveau système alors que le deuxième décrit les phases d’un
projet de mise à niveau d’un système existant.
Enfin, la quatrième partie dresse la liste d’un certain
nombre de facteurs de succès pour la conception, le développement, le
déploiement et la maintenance d’un système performant de GID en format papier
et technologique.
C’est durant son cursus en histoire à l’Université Catholique
de Louvain que Florian Delabie se découvre une véritable passion pour
l’archivistique et la préservation du patrimoine pour les générations futures. Commençant
sa carrière au service des archives audiovisuelles de la RTBF, il sera jeté
directement dans le grand bain de la préservation numérique d’un patrimoine
unique. Il suivra et appuiera le travail quotidien des équipes opérationnelles
du service, documentalistes et gestionnaires des stocks, et aura à cœur
d’améliorer les processus pour leur faciliter la tâche et permettre à chacun de
se concentrer sur sa plus-value dans le processus. Il s’investira également
dans les différents projets technologiques visant à améliorer et redéfinir les
processus de production des contenus audiovisuels destinés aux différentes
plateformes de publication. Cette expérience lui fait prendre conscience de
l’importance de comprendre le contexte et les processus business afin de
pouvoir remplir les missions d’un service d’archive et de gestion de
l’information. Ce besoin se vérifiera lors de son implication dans les projets
de mise en place d’une solution de gestion électronique des documents au sein
de l’entreprise ; projet dans lequel il préconisera une approche similaire à la
Gestion intégrée des documents. Il entamera dès lors un cursus en management à
la Solvay Brussels School of Economics & Management afin de pouvoir cerner
au mieux les contraintes, besoins et challenge d’une entreprise et de ses
business unit.
Fort de cette expérience en archivage numérique et Records Management,
il continue sa carrière en tant que consultant en gestion de l’information dans
une société proposant des services de gestion documentaire. Désormais
consultant en sécurité de l’information, il apporte son expertise en Record Keeping
au sein d’une équipe proposant aux organisations d’améliorer la sécurité de
leur système de gestion des flux informationnels. Cela se concrétise notamment
par des projets de mise en conformité GDPR – RGPD, NIS ou encore
d’implémentation d’Information Security Management System (ISMS) ; tous
nécessitant une meilleure gestion des assets informationnels.
Passionné par ce domaine, il n’hésite pas à s’investir dans
divers groupes de travail et associations comme l’Association des archivistes francophones
de Belgique (AAFB), dont il est administrateur depuis juin 2018, ou encore la
commission nationale belge pour l’ISO TC 46/SC 11. Il a également à cœur de
partager ses expériences et connaissances lors de colloques, conférences ou autres
cours qu’il a l’occasion de dispenser en Belgique et à l’étranger. Lors de ces
communications, outre de pouvoir confronter ses idées avec celles d’autres
collègues, il poursuit deux objectifs majeurs. D’une part, il veut convaincre
les organisations de l’importance de la mise en place d’un système de Gestion intégrée
des documents dans nos environnements de plus en plus dématérialisés. D’autre
part, il veut faire prendre conscience à tous les acteurs de l’importance du
rôle que doivent jouer les professionnels de l’information dans la mise en
place et la gestion de ces systèmes, rôle qui va gagner en importance dans
notre société de l’information numérique.
1 commentaire:
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